Jaké jsou současné trendy a které faktory jsou klíčové pro dosažení úspěchu na mezinárodním kongresovém poli, byly hlavní otázky, kterým byl věnován již třetí vzdělávací seminář pořádaný Prague Convention Bureau. Letošní ročník semináře, který se konal 11. března v kongresových prostorách Designhotelu Elephant, přilákal na 110 účastníků z řad místních regionálních i zahraničních convention bureaux, profesionálních organizátorů kongresů, místních zástupců asociací, veřejné správy, univerzit a médií.

Seminář zahájil Matthias Schultze, ředitel German Convention Bureau, který zde představil studii „Kongresy a konference 2030“. „Jedná se o obsáhlou studii definující 5 hlavních megatrendů, které formují odvětví kongresové turistiky. Přes 40% účastníků studie označilo technologický vývoj za nejdůležitější megatrend, jenž bude hrát významnou roli v dalším rozvoji kongresového průmyslu a plánování jednotlivých akcí,“ řekl Matthias Schultze. „Nové formy přenosu informací a znalostí budou silně ovlivňovat všechny fáze plánování akcí.“ Studie mimo jiné ukázala, že nedílnou součástí konferencí se stále častěji stávají virtuální prvky, a lze tedy očekávat, že počet virtuálních akcí nadále poroste. Dalšími megatrendy definovanými na základě studie jsou globalizace, doprava, udržitelnost a demografie. Právě stárnutí populace a rostoucí počet žen v oboru budou mít během následujících dvaceti let vliv na to, jak se bude měnit „typický účastník“ konferencí.

Jakub Dvořáček, výkonný ředitel Asociace inovativního farmaceutického průmyslu (AIFP) pak hovořil o aktuální problematice vlivu farmaceutických regulací na medicínské kongresy. Účast lékařů na zahraničních kongresech bývá často tématem veřejné diskuse. Od začátku tohoto roku došlo k zásadním změnám podmínek, za jakých můžou farmaceutické společnosti sponzorovat odborné a vzdělávací akce pro lékaře. Je kladen vysoký důraz jak na kvalitu konference, tak na pečlivý výběr přednášejících. Pro vyšší transparentnost ve vztazích mezi lékaři a farmaceutickými společnostmi pak byla vytvořena veřejná databáze, kde je možné potřebné informace dohledat. „Lze očekávat, že v následujících letech zájem o účast na vybraných lékařských konferencích z důvodu zvýšených regulací poklesne, neboť podpora ze strany farmaceutických společností již nebude tak silná,“ řekl Jakub Dvořáček. „Jinde ve světě jsou však již tyto praktiky zcela běžné a domnívám se, že celkový dopad regulací na kongresový průmysl nebude tak citelný. Lidé se časem adaptují.“

Na téma farmaceutických regulací navázal svou přednáškou Christian Mutschlechner, ředitel Vienna Convention Bureau, který hovořil o současných trendech v oblasti lékařských kongresů. Podotkl, že díky regulacím omezujícím sponzoring ze strany farmaceutických firem často dochází ke zkracování délky lékařských kongresů. „Z programů lékařských kongresů mizí incentivní aktivity, omezuje se také délka akcí, čímž dochází k značné úspoře. Samotná destinace již nehraje tak významnou roli jako dřív. Stále větší důraz je kladen na kvalitní obsah kongresu a přínos akce pro rozvoj daného odvětví.“

Druhá část semináře byla zaměřena na případové studie týkající se významu strategického partnerství. Jako první o významu strategického partnerství a spolupráce hovořil Martin Sirk, CEO Mezinárodní kongresové a onferenční asociace ICCA. „Je nezbytné, aby hotely, konferenční zařízení a další poskytovatelé konferenčních služeb úzce spolupracovali s místním convention bureau a společně vystupovali jako jeden tým – “city team“. Spolupráce je však nezbytná také v širší rovině, a to jak na národní, tak mezinárodní úrovni“, uvedl Sirk. „Kromě spolupracujících a vzájemně se podporujících regionů dané země v současnosti vznikají spojenectví mezi různými destinacemi. Příkladem je Barcelona a Vídeň, které se společně prezentují na vzdálených trzích, zatímco v evropském regionu jednají jako dva nezávislí hráči. Podobně spolupracují také Brusel s Washingtonem, hlavní sídla řady mezinárodních asociací, která si vzájemně pomáhají například při organizaci obchodních aktivit.“ Martin Sirk rovněž uvedl, že současným trendem je také sdružování samotných asociací za účelem nalezení sponzora pro všechny jimi pořádané akce. V současnosti se stává nutností hledat vhodné partnery pro jednotlivé aktivity a svá partnerství diversifikovat podle účelu těchto aktivit.

Juan José García, obchodní a marketingový ředitel Barceló Congresos, zaujal svou prezentací na téma vytváření strategických partnerství. Zdůraznil v ní význam brandingu dané destinace, vytvoření vhodného „příběhu“, který destinaci bude prodávat. Pro propagaci v současnosti není třeba vynakládat značné prostředky, mnohem účinnější jsou způsoby zviditelnění, které destinaci téměř nic nestojí. Jako příklad uvedl reference od účastníků a organizátorů akcí. Potvrdil také současný trend – nutnost poskytovat účastníkům konferencí Wi-Fi připojení zdarma.

Bruce Redor ze společnosti Gaining Edge, který zároveň celý seminář moderoval, na závěr představil modely partnerství, které fungují v různých evropských convention bureaux, včetně modelů jejich financování. Akce se konala pod záštitou náměstka primátora hl. m. Prahy Ing. Václava Novotného. Partnery akce byli Magistrát hl. m. Praha, CzechTourism/ Czech Convention Bureau, Letiště Praha, Pražská informační služba – Prague City Tourism a Designhotel Elephant. Technologickým partnerem akce byla společnost Mikenopa, mediálními partnery pak deník E15, vydavatelství COT media publishing house a odborný magazín Event & Promotion.