Prokrastinace není lenost

autor: | Led 30, 2017 | Management | 0 komentářů

O tom, jak snadné je pracovní věci odkládat „na později“ a jak z toho ven, jsme si povídali s Alešem Procházkou, koučem, lektorem a jednatelem a.i.m. Agentur s.r.o.

 Co je to vlastně prokrastinace?

Prokrastinace je chorobné odkládání úkolů a povinností. Základ slova vychází z latiny a znamená patřící zítřku. Prokrastinaci poznáme jednoduše podle toho, že místo podstatných a důležitých věcí, o kterých víme, že máme dělat nebo chceme dělat, děláme věci nedůležité a zástupné.

Např. máme poslat nabídku klientovi, ale místo toho jdeme na internet podívat se na novinky, zprávy, hledat dovolenou, odpovědět na facebook, shlédnout upoutávky na youtube či zrovna teď dostaneme chuť na kávu nebo svačinu, případně si musíme uspořádat stůl atd. Po takovém odkládání svou práci mnohdy nestihneme, jsme na sebe naštvaní, bereme si ji domů, nebo trávíme v kanceláři dlouhé hodiny navíc. Náš výkon se snižuje a máme nutkání dělat opět něco jiného, co nás baví a tolik nestresuje. Klasikou prokrastinace je odkládání důležitých věcí na poslední chvíli. Říkáme si: „Na to mám času dost… udělám to pak.“ A úkoly se nám tak „úspěšně“ hromadí… Argumentem často bývá, že potřebujeme časový tlak a stres, který nás vybičuje k lepšímu výkonu. Chyba, opak bývá pravdou z mnoha vnitřních i vnějších důvodů. Napadá mě k tomu výrok Tomáše Bati: „Chytrák dělá na začátku, co hlupák na konci.“

Není to pouze lenost a nedisciplinovanost?

Prokrastinace není klasická lenost. Základní rozdíl je v tom, že prokrastinující člověk dané věci skutečně chce dělat, jen se k tomu nemůže odhodlat („dokopat“). Líný člověk dělat nechce a práci se cíleně vyhýbá. Ano, proktrastinace částečně souvisí s nízkou mírou disciplíny, koncentrace a pevné vůle. Tyto duševní dovednosti se ale nezískávání snadno. Musí se trénovat. A jak vidíme všude kolem sebe, není vůbec samozřejmé, že tyto dovednosti máme.

Vnitřní disciplína, koncentrace a pevná vůle se dobře trénují při sportu. Proto je dobré, aby si manažeři a personalisté v životopisech všímali zájmů a koníčků uchazečů. Má nějaké? Dělá něco s vášní? Účastní se závodů? To vše nám může napovědět, jestli má uchazeč vnitřní disciplínu a pevnou vůli.

Jak se projevuje u manažerů v hotelovém průmyslu? Uměl byste najít nějaké příklady?

Mnoha způsoby. Ať už se jedná o výše zmíněné dělání nepodstatných a zástupných věci, jako jsou brouzdání po internetu, chatování, sledování filmů, odbíhání od započaté práce, přerušování práce nedůležitými telefony, nepodstatné a vyrušující klábosení s kolegy nebo špatná volba pracovních úkolů a odkládání důležitých úkolů na poslední chvíli.

A příklady? F&B manager či majitel baru podle plánu a zkušenosti ví, že bude potřebovat na akci (např. Filmový festival v Karlových Varech) výrazně více ledu, než si dokáže sám vyrobit. Podcení přípravu, nechá to na poslední chvíli a pak zjistí, že je led v širokém okolí vyprodán a on objíždí čerpací stanice 20 km daleko.

Nebo noční recepční, místo toho, aby posílal nabídky, připravoval faktury či dělal jiné administrativní činnosti, brouzdá po internetu a dívá se na seriály.

Další příklad  ̶  sales manager hotelu místo toho, aby vyhledával a oslovoval klienty, event. připravoval nové akce, si píše soukromé maily nebo si vyřizuje dovolenou či jiné osobní věci. Je-li aktivní a vedle toho např. prodává nemovitosti, stihne „bez problémů“ vyřídit svou soukromou agentu místo té firemní.

A ještě jeden příklad na závěr  ̶  ředitel hotelu potřebuje vyjednat s bankou podmínky úvěru. Schůzku s manažerem banky odkládá na „vhodnější chvíli“, např. až se uvidí na golfu. Než se setkají, změní se situace na trhu (např. teroristické útoky v dané zemi), změní se rizikovost a rázem stoupnou úrokové sazby.

Co je příčinou prokrastinace?

Prokrastinace se více projevuje u duševně pracujících lidí, u kreativní práce, když tvoříte a vymýšlíte, v prostředí, kde je více volného rozhodování, větší potřeba sebeřízení a více možností volby. To vše je dobrá živná půda pro prokrastinaci. Někomu dá toto prostředí křídla, jinému dá pilku pro podříznutí vlastní větve…

Z výše uvedeného vyplývá, že jednou z příčin prokrastinace je svobodná možnost volby a více možností. Možná to zní divně, ale rozhodování je těžké. Podle čeho se mám rozhodnout? Na základně jakých informací a kritérií? Toto v nás vyvolává tlak a vnitřní obavy, až nakonec danou věc vůbec nezačneme dělat a pustíme se do úplně něčeho jiného (snadnějšího, příjemnějšího).

Další příčiny prokrastinace jsou absence plánování práce (činností) a měřitelných cílů (SMART).

Velkým důvodem prokrastinace, který si třeba ani neuvědomujeme, je řešení velkých úkolů, ze kterých můžeme mít obavy, jestli je zvládneme, jestli na ně máme potřebné znalosti, dovednosti, zdroje a třeba nás ještě ani nebaví nebo jdou proti našemu vnitřnímu přesvědčení.

Nepříjemný úkol, do kterého se nám moc nechce, odkládáme a čím ho déle odkládáme, tím spíše se nám do něj nechce… Je to takový začarovaný kruh. Některé úkoly tak necháváme „vyhnít“ a doufáme, že se na to nepřijde. Tak vznikají kostlivci ve skříni. Nebezpečí je v tom, že to pro nás či firmu může mít i katastrofální dopady.

Existují metody, jak prokrastinaci překonat?

Mezi nejdůležitější, v boji s prokrastinací, je uvědomit si hodnotu času. Když si bytostně uvědomíme hodnotu času, tak se v našem životě může změnit mnohé. Čas je konečný – narodili jsme se, žijeme a umřeme. Naše konečnost nám rázem přehodnotí priority.

První z důležitých pravidel je: „Začínejme s myšlenkou na konec.“ Je to o na našem cíli a poslání. Čeho vlastně chceme dosáhnout? Kam směřujeme? Co je smyslem a náplní mé práce?

Dalším velmi důležitým bodem v boji s prokrastinací je poznat sám sebe. Když poznáme sami sebe, máme skoro vyhráno. Jaké mám silné a slabé stránky? Co mě baví a naplňuje? Jaké zastávám hodnoty? Jaké mám přání a životní cíle?

  • Dělejme to, v čem jsme dobří – stavějme a budujme naše silné stránky. Tak máme šanci dosáhnout nejlepších výsledků. Co se nám v životě povedlo? Čeho jsme dosáhli? Na co můžeme být hrdí? Toto je zdroj vnitřní síly pro těžké chvíle a sebevědomí. Je dobré si to připomínat.
  • Poznejme své slabé stránky, abychom věděli, s kým se spojit nebo do čeho se nehnat.
  • Dělejme to, co máme rádi. Ještě lépe dělejme to, co milujeme. Když děláme to, co milujeme, dosahujeme snáze úspěchů a mozek nás odměňuje pocity radosti a štěstí. Dostavuje se stav flow, kdy jsme činností zcela pohlceni, užíváme si ji, naplňuje nás a zároveň dosahujeme nejlepších výsledků.
  • Dělejme to, v čem vidíme vyšší smysl. Najděte si vyšší smysl i ve své práci. Mozek nás opět odmění pocitem radosti a štěstí. Dávali jste někdy krev jako čestný dárce? Zatavili jste někdy u nehody, abyste pomohli? A jak jste se potom cítili? Já skvěle!

Jsou nějaké další postupy, které mohou pomoci?

Další dobrou metodou v boji s prokrastinací je účinnější stanovení cílů. Jedním z přístupů je tzv. SMART cíl (chytrý cíl). Vychází z toho, že cíl musí být:

S – specifický, M – měřitelný, A – adekvátní, R – realistický, T – termínovaný, má své datum.

Druhý přístup ke stanovení cílů a postupu je model využívaný v koučinku, známý pod zkratkou GROW (růst): G – stanovení cílů (goal), R – analýza současného stavu (Reality), O – možnosti, volba strategie (Options), W – jaká je vůle danou věc udělat – co, kdy, kde (Will).

Jiné pravidlo nám říká: „To nejdůležitější dávejte na první místo.“  ̶  Základní myšlenkou je, abychom se v práci soustředili na to nejdůležitější. Důležitost se vztahuje k výsledkům. (Za co nejkratší čas, co nejlepší výsledky.) Dále bychom měli vzít v potaz časové hledisko – naléhavost. Co je naší náplní práce, co nám přináší nejvyšší efekt.

K poznání toho, co nám přináší nejvyšší efekt, nám může posloužit tzv. Paretovo pravidlo 80:20. Toto pravidlo říká, že 80 % výsledků (např. zisk nebo počet zmetků) je z 20 % příčin (aktivit). Jinak řečeno, 20 % zákazníků nám přináší 80 % zisku, 20 % činností přináší 80 % výsledků, na druhou stranu 80 % činností přináší pouze 20 % efektu.

Může pomoci time management?

Určitě nám mohou pomoci prvky a vybrané nástroje time managementu  ̶  denní plánování našich činností, využívání check listů, to do listů, kalendářů, plánovačů aj. TM se zaměřuje na stanování priorit, stanovování cílů a efektivní využívání času. Efektivní řízení času a dosahování super výsledků a velikých peněz však člověka zcela nenaplňuje. Můžeme být úspěšní a velmi bohatí, ale vnitřně můžeme být stále nespokojení. Na dosažené cíle si rychle zvykneme a už nám nedělají tolik radost, pocit vyprchává a nastává prázdno. Co teď? Další cíl… A tak se to opakuje. Toto je jistá cesta k „vyhoření“.  Dříve nebo později se zastavíme a položíme si otázku, zdali to má smysl. Proč to vlastně dělám? Mám svůj žebřík života opřený o správnou zeď? V tomto případě musíme zaběhnuté myšlení time managementu rozšířit a upravit.

Někdy tak dlouho přemýšlíme, jak něco udělat, že nakonec ani nezačneme. Prý se tomu říká rozhodovací paralýza. Jak se jí vyhnout?

Ano, velký výběr možností nám ztěžuje naše rozhodování. Někdy se pak stane, že si nevybereme vůbec. Rozhodování nebo vybírání z více úkolů či z více variant, které se těžce porovnává, je pro mozek velmi obtížné a vyčerpává ho to. Proto už mnohdy nemá sílu rozhodnout a neudělá nic.

Účinnými prostředky v boji s rozhodovací paralýzou jsou vědomé snížení počtu rozhodování během dne. Dále je vhodné celý proces maximálně zjednodušit a systematizovat.

U velkých úkolů se doporučuje dané úkoly vždy rozdělit na menší a postupně je zdolávat.

Slyšela jsem o metodě postupných kroků, kdy manažer průběžně podřízené kontroluje a podněcuje k činnosti, aby neměli šanci prokrastinovat?

Metoda postupných kroků k nám přichází z Japonska a užívá se v řadě průmyslů, např. automobilovém. Metoda se jmenuje KAIZEN a je to cesta postupného a plynulého zlepšování.

Jedním z důvodů prokrastinace, je řešení velkých úkolů, ze kterých můžeme mít obavy, jestli je zvládneme, jestli na ně máme potřebné znalosti, dovednosti, zdroje a třeba nás ještě ani nebaví nebo jdou proti našemu vnitřnímu přesvědčení.

U takovýchto velkých, pro nás náročných úkolů je reálné nebezpečí, že se naše evolučně starší části mozku úkolu leknou a mozek se „zablokuje“. Racionální vysvětlování v tomto případě moc nepomůže. A prokrastinace může začít.

Základní princip je, že mozek musí zažít pocit vítězství, aby se příště nezablokoval. Proto musíme velký úkol rozdělit na malé dávky, které s malým úsilím zvládneme. Tak je mozek šťastný. Tento krok budeme opakovat tak dlouho, dokud daný úkol nezvládneme skvěle. Poté si můžeme úkol zvětšit – ztížit. Jde o to, abychom danou aktivitu s pocitem vítězství opakovali cca 20 až 30x. Po této době vzniká návyk a my máme vyhráno. Danou činnost poté budeme dělat automaticky.

Princip techniky KAIZEN – postupného zlepšování  ̶  je velmi účinná metoda, kterou náš mozek dobře přijímá.

Text: Michaela Šulcová Foto: Archiv