Pozor, jde k vám kontrola!

Pozor, jde k vám kontrola!

Je mnoho nepříjemných situací a událostí, které mohou podnikatele v gastronomii
a hotelnictví potkat. Návštěva kontrolních orgánů je na žebříčku potenciálních patálií pořádně vysoko.

Objeví se kontrolor, vytáhne svůj průkaz a začnou se dít věci. Kontrolní činnost v ubytovacích a restauračních zařízeních může ze zákona provádět mnoho různých institucí – živnostenské a finanční úřady, Česká obchodní inspekce, Česká zemědělská a potravinová inspekce
a Státní veterinární správa, hygienické stanice i Hasičský záchranný sbor v rámci plnění
předpisů o požární ochraně. Dorazit však mohou také zástupci Státního úřadu inspekce práce, České správy sociálního zabezpečení, případně Celní správy. Pokud podnikatelé ve svých provozovnách pouštějí hudbu, mohou se zastavit také kontroloři Ochranného svazu autorského (OSA) či Intergramu. A to výčet organizací, od nichž může dorazit kontrola, ještě není ani zdaleka konečný.

Dodržet vše není snadné

Pokud provozovatelé podniků před kontrolou očekávají oznámení o příchodu kontrolorů, tak budou zřejmě čekat marně. Kontroly jsou obvykle nečekané. Jediným účinným způsobem, jak se na ně lze připravit, je důkladné proškolování zaměstnanců, nejlépe s periodickým opakováním, a pravidelné provádění interních kontrol v oblasti dodržování veškerých platných právních předpisů. Zorientovat se ve všech povinnostech, které je při provozování restaurací, hotelů i penzionů nutné plnit, přitom není jednoduché. Orgánů s kontrolní pravomocí není v ČR málo, spektrum kontrolovaných aspektů je poměrně široké a za porušení povinností může provozovatelům hrozit udělení pokuty. Proto se v dalších vydáních časopisu Gastro & Hotel zaměříme na různé kontrolní instituce, související právní předpisy, které je nutné plnit, a případné finanční či nefinanční postihy za jejich porušování. I na to, jak se v případě nesouhlasu s výsledkem kontroly lze případně bránit.

Vždy zkontrolovat pověření

Tentokrát se podíváme na některé rysy kontrol, které jsou poměrně obecné a je dobré je znát, když už kontrolní orgány dorazí. Sice svoji návštěvu nemusí ohlašovat předem, ale
když se objeví, jsou kontroloři vždy povinni provozovateli podniku oznámit zahájení kontroly a předložit své pověření k provedení kontroly. V dnešní době, kdy není nouze
o různé typy podvodníků, je užitečné pověření pečlivě prozkoumat a požádat kontrolora rovněž o předložení jeho průkazu, pokud tak sám neučiní. Případně rovněž o další doklad, který potvrzuje, že jde skutečně o osobu uvedenou v pověření ke kontrole. Pokud pověření či průkaz, jenž sám sobě může sloužit jako pověření k provedení kontroly, předložit odmítá, porušuje tím zákonné povinnosti a pochopitelně vzbuzuje podezření, že nejde o skutečného zástupce deklarovaného kontrolního orgánu.

Kontrola i v nepřítomnosti

Kontrolujících osob může být i více než jedna, v tom případě by ovšem skupina kontrolorů měla mít stanoveného svého vedoucího a předložit provozovateli podniku seznam všech osob zapojených do kontroly. Již před zahájením kontroly může kontrolní orgán provést některé úkony, které slouží jako podklad pro posouzení, zda zahájit kontrolu. O všech těchto úkonech je nezbytné pořídit záznam, s nímž by měl být provozovatel seznámen. Kontrolní orgány mohou ke kontrole vzít i takzvané přizvané osoby, může jít třeba o odborné konzultanty či tlumočníky, ovšem i tyto osoby musejí mít vystaveno vlastní pověření a bez něj by se do průběhu kontroly neměly zapojit. Důležité je, že kontrola může být zahájena i bez přítomnosti kontrolované osoby a kontrolní orgán ji může informovat o zahájení kontroly dodatečně. Proto je užitečné v předstihu poučit zaměstnance, že při příchodu kontrolorů jakékoliv kontrolní instituce mají vždy neprodleně informovat provozovatele, aby mohl být na místě během kontroly přítomen a případně dohlížet na její průběh.

Povinnost umožnit vstup

Zástupci kontrolních orgánů mají v souvislosti s prováděním kontroly oprávnění vstupu na pozemky, do objektů, zařízení a také dalších prostor, které souvisí s předmětem
kontroly. Rámcovou výjimkou je pouze obydlí, které kontrolovaná osoba vlastní nebo užívá, pokud není využíváno k podnikání či k provozování jiné hospodářské činnosti. Ale pokud je jedním z cílů kontroly odstranit pochybnosti o tom, zda je obydlí používáno k podnikání a nelze dosáhnout splnění účelu kontroly jinak, je vlastník či uživatel povinen kontrolorům vstup do obývaných prostor umožnit.

Kontroloři mají i další práva

Kromě práva vstupu téměř kamkoliv mají kontroloři v souvislosti s výkonem kontroly rovněž právo požadovat prokázání totožnosti osob právě přítomných na místě kontroly, pokud jde o pracovníky kontrolovaného podnikatele nebo se jedná o osoby, které mohou přispět ke splnění účelu kontroly. Zástupci kontrolních orgánů mohou provádět kontrolní nákupy, odebírat vzorky, provádět potřebná měření, sledování, prohlídky i zkoušky a po kontrolovaných osobách i jejich pracovnících požadovat veškerou součinnost potřebnou k provedení kontroly. Mohou žádat i poskytnutí potřebných údajů, dokumentů nebo věcí vztahujících se k předmětu kontroly. V odůvodněných případech mohou také zajišťovat originální podklady, ale s povinností zajistit jejich řádnou ochranu proti ztrátě, zničení či zneužití. Kontroloři také mají právo pořizovat obrazové nebo zvukové záznamy. A dokonce mohou využívat telekomunikační zařízení či jiné technické prostředky kontrolovaných osob, pokud je to pro provedení kontroly nezbytné, musí to ovšem s kontrolovanou osobou předem projednat.

Povinnosti kontrolujících osob

Zástupci kontrolních orgánů ovšem mají i povinnosti. V souvislosti s výkonem kontroly jsou povinni šetřit práva a právem chráněné zájmy kontrolovaných osob i třetích osob, které jsou přítomny na místě kontroly. A zachovávat mlčenlivost o veškerých skutečnostech zjištěných v průběhu kontroly a těchto skutečností nezneužívat. Pokud vyžadují vydání originálních dokladů, musí vydat potvrzení o jejich zajištění, a pokud pominou důvody pro jejich zajištění, jsou povinni je neprodleně navrátit. Jsou také povinni umožnit kontrolovanému podnikateli zúčastnit se kontrolních úkonů prováděných na místě kontroly, pokud to nebrání splnění účelu či samotnému provedení kontroly.

Vždy musí vzniknout protokol

Po provedení kontroly musejí kontroloři vyhotovit protokol a případná kontrolní zjištění vždy doložit potřebnými podklady. Protokol musí obsahovat označení kontrolního orgánu a jména zapojených kontrolorů i případných přizvaných osob, označení právního předpisu vymezujícího pravomoc pro provedení kontroly, místo a čas provedení kontroly, údaje o kontrolované osobě a předmět kontroly s popisem veškerých zjištěných skutečností včetně označení dokladů a dalších materiálů, o něž se zjištění opírá. Stejnopis protokolu s podpisy kontrolorů musí být předán kontrolované osobě, která musí být s protokolem seznámena. A to včetně poučení o možnostech, jakým způsobem a v jakých lhůtách lze proti zjištěním uvedeným v protokolu podat námitky, což potvrdí podpisem. Protokol o kontrole je obvykle nutné vyhotovit do 30 dnů od provedení posledního kontrolního výkonu, ve zvlášť složitých případech pak do 60 dnů.

Námitky vždy jenom písemně

Kromě práva seznámit se s obsahem protokolu o kontrole má kontrolovaná osoba právo
namítat podjatost kontrolorů či přizvaných osob a podávat námitky proti kontrolním zjištěním uvedeným v protokolu o kontrole. Tyto námitky lze podat kontrolnímu orgánu obvykle ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení protokolu o kontrole, pokud není přímo v protokolu uvedena delší lhůta. Námitky musí podat oprávněná osoba a podávají se vždy písemnou formou. Musí z nich být zřejmé, proti jakému kontrolnímu zjištění uvedenému v protokolu směřují a musí být uvedeno odůvodnění nesouhlasu s kontrolním zjištěním, proti němuž námitka směřuje. Pokud námitkám nevyhoví vedoucí kontrolní skupiny či kontrolor provádějící kontrolu do 7 dnů od jejich doručení, vyřizuje je nadřízená osoba kontrolujícího, a to ve lhůtě do 30 dnů od jejich doručení. Může jim buď vyhovět, částečně vyhovět nebo je zcela zamítnout. Ve zvlášť složitých případech může být tato lhůta prodloužena o dalších 30 dnů. Veškerá práva, povinnosti a další zásadní údaje jsou uvedeny v zákoně č. 255/2012 Sb. (zákon o kontrole). Je užitečné se v něm orientovat, protože kontrola může potkat doslova každého.

Nezmatkujte
a nechte si poradit

Návštěva kontrolních orgánů dokáže podnikatelům pořádně znepříjemnit život. Proto je nejlepší věnovat čas prevenci a na případnou kontrolu se důkladně připravit dříve, než na ni reálně dojde. V mnoha směrech může užitečně poradit tým odborníků ze společnosti QSL, v jejímž názvu se spojují tři velice důležité hodnoty: Quality (kvalita), Safety (bezpečnost) a Legality (legálnost).

Můžete pro provozovatele
restaurací, hotelů a penzionů
shrnout, jaké instituce mají pravomoc kontrolovat jejich podniky a na co se
při kontrolách obecně zaměřují?
Z pohledu dodržování požadavků potravinového práva může přijít na kontrolu inspektor hygieny (odbor hygieny výživy a předmětů běžného užívání) či inspektor Státní zemědělské a potravinářské inspekce. Inspektor veterinární správy může přijít zkontrolovat například dodací listiny k živočišným surovinám.

Musejí zmiňované instituce
svou kontrolu předem nahlásit, nebo dochází i k „přepadovkám“?
Kontroly většinou bývají neohlášené. Provozovatel potravinářského podniku
je vždy povinen kontrolu umožnit, jinak mu hrozí ukončení činnosti.

Jak by se provozovatelé měli na kontroly co nejlépe připravit? Čemu by měli věnovat pozornost?
Nejlepší příprava na kontroly je zůstat neustále ve střehu a nic nepodcenit, být vždy připraven. Mít zpracovanou a aktualizovanou příručku HACCP, Provozní i Sanitační řád, provádět pravidelně vlastní interní audity (min. 1x ročně), školit pracovníky z hygienického minima (min. 1x ročně), kontrolovat dodržování pořádku na pracovišti a správnou hygienickou praxi a udržovat požadované záznamy (např. záznamy monitoringu teplot, dodací listy, záznamy sanitace, školení…)

Jak lze postupovat, pokud provozovatel podniku s výsledky kontroly nesouhlasí?
Lze podat odvolání.

Jak provozovatelům gastronomických a ubytovacích podniků může v oblasti kontrol konkrétně pomoci vaše společnost? Jaké služby v tomto kontextu nabízíte?
Umíme vypracovat příručku HACCP, Provozní a Sanitační řád. Provádíme interní audity provozu. K dalším našim službám patří školení pracovníků z hygienického minima. Výpočty výživových údajů. Snažíme se stále přijít s něčím novým, co zákazníkům pomůže. Vyvinuli jsme IT řešení v podobě Etiketomatu, který slouží k výpočtu výživových údajů. Nabízíme také možnost ověření účinnosti sanitace pomocí přípravku Biofinder. Informovanost je podle nás v oblasti bezpečnosti a kvality klíčem k budoucímu úspěchu.

Kromě toho, že každý měsíc posíláme našim zákazníkům monitoring zpráv ohledně všech novinek v oblasti právních předpisů, kvality a bezpečnosti, jsme vytvořili i dvě IT aplikace, které jsou volně ke stažení. První je iQSL. Díky této aplikaci máte aktuální zprávy z oblasti kvality a bezpečnosti výrobků přímo v mobilu. Druhá se nazývá Testy potravin. Sem vkládáme většinu nezávislých testů, které provádějí média, případně nezávislé organizace. V neposlední řadě bychom zmínili zajištění laboratorních rozborů.

Díky našim zkušenostem dokážeme zájemce na kontrolu dokonale připravit, poskytneme pomoc při jednání s úřady a minimalizujeme případné škody firmy.