Jak bije srdce hotelu? Softwarově.

Hotel či penzion je jako složitý pokrm v jednom hrnci. Pod pokličkou dokonalých služeb pro hosty to klokotá a bublá, ale tento proces zůstává zákazníkům utajen. Všimnou si teprve, když někde překypí, a služby se tak trošku přismahnou… Aby se tak nestalo, dokáží zařídit hotelové softwarové systémy. Umějí spolehlivě ohlídat kde co.

Bez softvérového systému se neobejdete

Doby, kdy na recepci seděla slečna, která horlivě listovala, zapisovala a škrtala v knize hostů, jsou nenávratně pryč. Tedy – slečna se hodí i dnes, ale pracuje se softwarem, který v sobě zahrnuje agendu recepce i rezervací. Není určen jen pro obří hotely, dobře poslouží jakémukoli ubytovacímu zařízení – penzionům, ubytovnám, motelům či hostelům. Jen je třeba vybrat ten, který odpovídá potřebám daného provozu. Co byste měli od systému rozhodně požadovat, je jednoduché ovládání – na recepci většinou nesedí počítačový expert, ale výše zmíněná slečna.

Jasno v pokladně i ve fakturách

Hlavní rolí softwarových systémů je zjednodušit (a tedy také zrychlit) činnosti a služby, které pracovníci recepce vykonávají. Kromě toho jsou všechny procesy přehledné a dobře kontrolovatelné. Škála činností, které systémy dokáží „ošéfovat“, je široká. Umějí evidovat rezervace, ubytované hosty a jejich účty, denní přehledy i přijatou hotovost. Máte s nimi jasno v pokladně i ve fakturacích. Je možné na ně napojit také telefonní ústřednu, řízení energií nebo třeba registrační pokladnu. Lze s nimi sledovat provoz v konferenčních prostorech, na sportovištích nebo ve wellness provozech a také jejich vytíženost, takže je možné vybalancovat kapacitu nejen zařízení, ale i lidských zdrojů. Prostřednictvím systému můžete například také předat firmě zajišťující údržbu výpis pokojů či chatek, v nichž je třeba provést opravy. Bližší popis požadovaného zásahu uvedete v poznámce. Stejně můžete úklidové službě dát prostřednictvím systému na vědomí, na kterých pokojích byl ukončen pobyt, a je tedy možné je uklidit pro další hosty.

Objednávky na štaflích

Nejdůležitější funkcí hotelového softwaru jsou „štafle“, které definují objednávky garantované, které blokují kapacitu hotelu, nepotvrzené, případně opční, které by mohly být využity. Dále jsou k dispozici rezervace individuální či skupinové. Štafle umožňují individuální nastavení typů objednávek podle barev, takže jejich zobrazení je velmi přehledné.

Otevřete si Okno karty

Jakmile si host zarezervuje pokoj, a dostane se tak do systému hotelu, zobrazí se v Okně karty hosta, z níž je pak celý jeho ubytovací proces řízen. Karta může být otevřena z grafického ubytovacího plánu, knihy hostů nebo denního plánu. V rámci evidence dříve ubytovaných hostů můžete také okamžitě zjistit, kdy a kolikrát byl už host u vás ubytován. Systém obsahuje adresář, který nabízí mnoho možností včetně odeslání e-mailu na adresu hosta. Bleskově zjistíte, které pokoje v daném termínu vyhovují jeho požadavkům. Vyřadí z nabídky ostatní lůžka na pokoji, pokud host bude bydlet sám, nebo umožní evidenci spolubydlících. Někdy se stává, že se hosté na jednotlivých pokojích pravidelně střídají, a v tom případě vám systém umožní evidovat na daném pokoji více hostů, než je v něm lůžek. Zejména u služebních cest se stává, že některé položky hotelového účtu hradí firma a jiné sám ubytovaný. Systém vám umožní výběr z nastavitelných ceníků pro zápis na účet hosta a také samozřejmě fakturace – hosta i firmy. Ve finále vytiskne stvrzenku, přičemž hotelový účet může být vytištěn v několika světových jazycích – podle toho, jak je nastaven v návaznosti na adresář hostů. Díky systému získáte také výpis o ubytování cizinců s elektronickým výstupem pro cizineckou policii.

Kosmopolitní služby

Mnohá ubytovací zařízení jsou napojena na rezervační systémy dostupné každému, kdo kdekoli na světě hledá ubytování prostřednictvím internetu. Hotelový systém je možné propojit s touto sítí, což samozřejmě zvyšuje obsazenost lůžkové kapacity.

Pokud vaši hosté hradí účty v zahraničních měnách, a vy proto provozujete směnárenskou činnost, případně směňujete zahraniční měnu jako službu pro své hosty, využijete modul „směnárna“, který nabízí možnost provádění valutových a devizových odpočtů. Vedoucí pracovníci mohou prostřednictvím systému provádět odvody cizích měn nebo dotací. Veškeré doklady o provedených odpočtech a odvodech se ukládají do hlavní databáze vystavených dokladů. Některé systémy umožňují automatickou aktualizaci kurzů přímo z ČNB nebo průběžné snižování stavu hotovosti v recepční pokladně po provedení odpočtu.

Analyzuji, tedy vydělávám

Jsou systémy, které nabízejí analýzu hospodaření hotelu. Jeho vedení získává prostřednictvím softwaru on-line informace o očekávaných výnosech, obsazenosti nebo třeba obchodní spolupráci s cestovní kanceláří. Realizované tržby hotelu je možné analyzovat podle cenových strategií, prodaných služeb nebo typů pokojů. Všechny tyto možnosti samozřejmě zvyšují zisk ubytovacího zařízení.

Optimalizace zásob

Mezi další funkce hotelového systému patří například také skladový systém. Hlídá stav zásob skladu. Umožňuje vytváření skladových karet, určování minima, založení skupin a dodavatelů. Položky, které ve skladu docházejí, si můžete exportovat do tabulkového Excelu, případně vytisknout. Skladový systém je schopen vygenerovat automatickou objednávku pro vašeho dodavatele, na základě objednávky je zboží možno jedním stiskem tlačítka naskladnit. A co je důležité – každá skladová karta má své statistiky pohybů.

Rozvážíte pizzu?

Mnoho gastronomických provozů nabízí rozvoz jídla a v tom případě se velmi hodí rozvážkový pokladní systém. Komunikuje s mobilním telefonem, a umožňuje tak okamžitou informaci o tom, jaký zákazník vám volá, jaká jídla si nejčastěji objednává a jak vypadal jeho poslední účet. Rozvážkový systém nabízí také možnost zapsání více adres a telefonů u jednoho zákazníka – například do firmy i domů. Kam přesně jídlo poputuje, označíte při objednávce, a vybrané údaje se pak zobrazí na účtence. Rozvážkový systém umožní také nastavení cen pro „happy hours“ nebo noční přirážku.

A co ještě

Co ještě umějí hotelové softwarové systémy? Je toho opravdu hodně. Zvládnou inventuru, inventarizaci majetku, řeší stravenky, přehled směn, přehled tržeb jednotlivých směn, denní přehled tržeb nebo docházku a úkoly zaměstnanců a mají nespočet dalších funkcí. Je jen na vás, abyste si vybrali systém, který nabídne ideální poměr ceny a výkonu právě pro váš provoz.

Text: Lucie Hniličková Foto: Archiv