fbpx
Domů » Rubriky » Technologie » Praní „na klíč“: Ano, nebo ne?

Praní „na klíč“: Ano, nebo ne?

Volba mezi využíváním vlastní prádelny a nákupem kompletní prádelenské služby je složitou otázkou, na kterou není jednoduché jednoznačně odpovědět. Je potřeba zvážit několik faktorů velikost hotelu, jeho dispozice, umístění a rozsah poskytovaných služeb.

Jinak bude vypadat rozhodování, když hotel renovujete nebo když stavíte nový. Jiná situace nastane, když budete postaveni před rozhodnutí investovat do zastaralého vybavení stávající prádelny nebo potřebujete-li získat alespoň pár dalších metrů využitelné plochy pro komerční účely. Jak je z výčtu vidět, odpověď bude ovlivněna mnoha faktory a je potřeba všechny varianty důkladně zvážit a propočítat.

Vlastní prádelna, nebo outsourcing?

Obě možnosti mají svá pro i proti. Vlastní prádelna umožňuje větší flexibilitu, odpadá čekání na dodání prádla od externí prádelny, hotel má stoprocentní kontrolu nad použitými detergenty. Na druhou stranu, pokud hotel nechce investovat do vlastní skutečně kvalitně vybavené prádelny, má ta profesionální komerční náskok v podobě kvalitních technologií. Kdy má tedy pro hotel smysl investovat do vlastní prádelny a nevyužívat outsourcing?

Jak už jsme na začátku řekli při rozhodování o vlastní prádelně je potřeba zvážit, zda se vyplatí. Záleží na velikosti hotelu, počtu lůžek a nabídce dalších služeb, jako je například wellness, sauna, bazén. V úvahu je nutné brát pochopitelně i prostor, který bychom mohli pro prádelnu vyčlenit. Je potřeba uvážit, jestli by se zamýšlený prostor pro prádelnu nehodil spíše pro komerční využití, které by přineslo ekonomický profit.

„Prádelnu lze doporučit od minimální kapacity 150–200 kg za den s tím, že je nutné počítat ji podle úrovně hotelu, zohlednit frekvenci převlékání a samozřejmě i vytížení. Je ale nezbytné počítat s tím, že prádelna musí zvládnout kompletní kapacitu hotelu, podmínkou je i fakt, že hotel musí mít alespoň tři kompletní sady na plnou kapacitu. V případě externího praní by měl mít sad více,“ vysvětluje Ing. Petr Šebestián ze společnosti Kovoslužba OTS, a.s. Podle jeho slov se do prádelny vyplatí investovat v případě, že hotel chce používat vlastní prádlo, které je něčím specifické, ať už barvou, materiálem, zkrátka je na údržbu náročnější. Je sice možné dohodnout se i s menší prádelnou, která je vhodně vybavena, aby takové prádlo vyprala, ale cena pak bude vyšší než u standardního prádla.

Vybíráme profi pračku

Správně zvolená profesionální prádelenská technologie a kvalitně vyprané prádlo spolu úzce souvisí. Profi pračky zaručují delší životnost i při velké zátěži a jejich dodavatelé obvykle přebírají starost za následný servis. „Používání praček pro domácnost je absolutně nevhodné. Cena je sice podstatně nižší, ale jejich konstrukce není stavěná na trvalý provoz. Sušičky pro domácnost, pracující na kondenzačním principu, prádlo většinou přesoušejí a lámou, což je pro další zpracování nepřijatelné,“ varuje před koupí strojů pro domácnost do hotelů Ing. Petr Šebestián ze společnosti Kovoslužba OTS, a.s. Dalším argumentem je podle jeho slov také to, že profesionální stroj pracuje s jinou mechanickou účinností a podstatně jinou úrovní lázní. Existují studie dokazující, že životnost prádla u praček pro domácnost je cca 30–50 cyklů, ale u profesionálních minimálně 80 a více pracích cyklů.

Podle čeho rozhodovat

Rozhodování, zda investovat do vlastní prádelny nebo se vydat do rukou dodavatelů, je náročný úkol. Rozklíčování detailních nákladů obou variant je někdy detektivní prací. Při porovnávání nákladů se ve variantě „vlastní prádelna“ často zapomíná na položky, které ve výsledku mohou ovlivnit výsledná čísla ve prospěch nákupu služby. Někdy lze tyto aspekty vyčíslit (často se používá termín tvrdá čísla), někdy to není možné (nevyčíslitelné bonusy se označují jako měkké ukazatele), ale přesto i ty mohou hrát důležitou roli. Při rozhodovacím procesu se nesmí zapomenout na následující položky:

  • Náklady na energie, vodu a detergenty
  • Účetní odpisy zařízení
  • Náklady na údržby
  • Možnost využití prostoru prádelny pro ekonomicky výdělečnou činnost (prodej suvenýrů, kavárna, wellness atd.)

Specializované velkokapacitní prádelny používají špičková technologická zařízení, která jsou šetrnější nejen k životnímu prostředí (což může pomoci při označování vašeho hotelu nálepkou Eko-hotel), ale také k prádlu, u kterého se tak prodlužuje doba jeho životnosti. Nákupem služby se také může výrazně ulehčit vaší administrativě, protože odpadají problémy s personálem a údržbou zařízení. Pokud vám kalkulace ukážou, že nákup služby je výhodnější, je ale potřeba před podepsáním smlouvy dobře pochopit, co všechno outsourcing praní prádla zahrnuje.

Náklady na praní by neměly být záhadou

Je zřejmé, že cena, kterou zaplatíte svému dodavateli za vyprání prádla, by měla být transparentní, protože to je jediný způsob, jak se vyhnout v budoucnosti nedorozuměním a nepříjemným diskuzím či dokonce v limitním případě soudním sporům. Před uzavřením smlouvy je nutné si vyjasnit, jak je cena počítána a co přesně zahrnuje. Jen tak můžete s klidným svědomím smlouvu na outsourcing praní prádla podepsat s tím, že vybraný dodavatel je nejlepší a že to, na čem jste se dohodli, bude platit i v budoucnu. A hlavně že obě strany mají jasno o svých právech a povinnostech. Vypadá to jako jasná věc, ale dochází často k tomu, že outsourcing, který se na začátku zdál skvělou volbou, se promění v noční můru. Nízká cena ve smlouvě je v realitě doplněna o příplatky, vícepráce a indexaci. Nejnižší nabídka se tak rázem stane mnohem dražší než ostatní nabídnuté ceny ve vašem výběrovém řízení.

 Co náklady zahrnují?

Když dva dělají totéž, není to totéž. Tak i nabídky od dodavatelů bývají různě kvalitní, řada z nich nenabízí rozklad ceny, a tak není zřejmé, co výsledná cena zahrnuje. Porovnávání nabídek bez detailní znalosti jednotlivých položek není možné. Někdy je to záměr, někdy je to jen neochota nechat si nahlédnout pod ekonomickou pokličku.

V každém případě, když porovnáváte nabídky ujistěte se že:

  • Náklady na dopravu (jak vyzvednutí, tak dodání) jsou součástí výsledné ceny.
  • Třídění špinavého prádla je někdy dodavateli účtováno jako extra náklady.
  • Dejte si pozor na volitelné položky a skryté poplatky (ať už jakéhokoliv druhu).

Je cena účtována za kilogram čistého nebo špinavého prádla?

Je zřejmé, že špinavé prádlo váží víc než čisté. V našich zeměpisných šířkách nehrozí, že by ve špinavých ručnících byly kilogramy písku, ale i tak vlhké ručníky a župany od bazénu či z wellness zóny mohou být mnohem těžší než čisté prádlo po vyprání. Přesto i tomuto do očí bijícímu faktu je nutno věnovat pozornost a přesvědčit se, že dodavatel počítá cenu za kilogram vypraného prádla.

 Sdílení informací

Jakmile prádlo opustí provoz, je potřeba mít jasnou informaci kdy, kolik kusů a čeho bylo převzato dodavatelem. Naopak, když se prádlo vrací do provozu, je potřeba hlídat, zda počty kusů souhlasí. V každém případě je nutné mít na obou stranách pověřené osoby, které jsou za sdílení a správnost informací zodpovědné. Není potřeba dodávat, že je nutná důvěra na obou stranách, kterou je nutné opakovaně ověřovat, zvlášť pokud se týká váhy a počtu kusů. Koneckonců máme na to v češtině pěkné pořekadlo – Důvěřuj, ale prověřuj.

Mohu se podívat na váš provoz?

V průběhu shromažďování nabídek na outsourcing praní hotelového prádla je určitě dobré dodavatele, respektive jejich provozy, které se dostaly do užšího výběru, osobně navštívit. Vždy je lepší „jednou vidět než desetkrát slyšet“, a tak návštěva možného budoucího partnera nejen že může nastolit přátelské vztahy, ale umožní lépe pochopit procesy dodavatele. Jakmile jednou vidíte, jak se s prádlem zachází, určitě vám to pomůže v rozhodování.

Kdo bude za co zodpovědný

Když se vám podaří zprůhlednit jednotlivé položky nabídky a vyjasníte si, co cena za vypraný kilogram prádla zahrnuje, je nutné na obou stranách stanovit zodpovědné osoby, které budou za hladký průběh celého procesu zodpovědné. Je potřeba celý proces sledovat a mít aktuální informace o tom, kde, který kus prádla je, že cena, která je uvedena ve smlouvě, je dodržována, a že se neobjevily skryté příplatky či problémy. Pokud se budete držet těchto základních zásad, outsourcing praní by pro vás neměl být problémem, ale procesem, který je dlouhodobě pod kontrolou.

To je teprve začátek

Předpokládejme, že jsme prošli všechny nutné kroky předcházející uzavření smlouvy, včetně porovnání interních nákladů vs. cena outsourcingu. Shromáždili jsme nabídky, provozy potenciálních dodavatelů jsme navštívili, vybrali jsme nejvhodnějšího dodavatele a uzavřeli s ním smlouvu. Zdá se vám výčet nutných aktivit dlouhý? Tím to ale nekončí, všechno teprve začíná. Nyní je načase nastolit partnerské vztahy s novým dodavatelem. Projděme si jednotlivé kroky od vyzvednutí prádla k jeho dodání a zastavme se u důležitých bodů, které byste neměli opominout, aby proces praní prádla externím dodavatelem běžel hladce.

  • Trénink

Dostatečný tréning hotelového personálu je klíčem k úspěchu a hladké spolupráce s dodavatelem. Od dodavatele je nutné získat a předat personálu informace, především jak třídit prádlo s ohledem na dodavatelovy procesy, jak připravit prádlo k vyzvednutí, jak ho správně vážit, a v neposlední řadě, jaký je harmonogram vyzvednutí a termíny zavážky.

  • Vyzvednutí

S proškoleným personálem by nemělo nic bránit předávce prádla dodavateli podle předem domluveného harmonogramu. Pokud vše běží hladce, dodavatel by měl být schopen zavážet prádlo do 24 hodin. Samozřejmě vše závisí na dohodnutých podmínkách, objemech a dojezdové vzdálenosti dodavatele.

  • Vážení a sledování dodávky

Předtím, než prádlo opustí hotel, je potřeba věnovat péči přesnému zvážení a zanesení dat do systému. Pak už je vše na dodavateli. Nicméně je nutné, aby outsourcing probíhal transparentně, a tak je vhodné, aby dodavatel umožnil sledování, co se s prádlem děje v průběhu čisticího procesu. Minimální požadavek je informace, že dohodnuté prádlo je vyčištěno, složeno a je připraveno k odeslaní dle dohodnutého harmonogramu nebo naopak informace, že se dodávka zpozdí. V tom případě je vhodné znát důvody a termín náhradní dodávky.

Pro sledování oběhu prádla je možno nakoupit specializovaný software nebo si pořídit do svého ekonomického programu specializovaný modul, které vám ulehčí identifikaci, že vaše prádlo se nesmíchalo s prádlem jiného hotelu. Pro menší hotely postačí udržovat a sdílet tabulky, kde prádlo obíhá. Není potřeba dodávat, že systém vyžadující manuální zadávání dat je náchylný na lidské chyby.

  • Třídění

Prádlo se třídí ručně podle velikosti a typu. Ruční třídění zajišťuje, aby se jakýkoliv nepatřičný předmět, ať už plast, karton nebo dokonce něco většího omylem do balíků s prádlem nepřimíchal. Asi byste se divili, kdybyste viděli, co všechno se dostalo do prádelen jako předmět k vyprání.

 Cílem je efektivita a ekonomika

V krátkosti jsme si prošli, jak by měla vypadat spolupráce hotelů s prádelnou. Primárním cílem outsourcingu je ušetřit na energiích, odpisech, lidech a hlavně starostech, které vlastní prádelny mohou představovat. Jak již ale bylo v úvodu zmíněno, odpověď na otázku, zda se přiklonit k investici do vlastní prádelny nebo službu outsourcovat, není jednoznačná. Vždy je potřeba zvážit všechna pro a proti.

Text: S.T. Horn Foto: Archiv